Διαχείριση και Δημιουργία Οδηγών

Εισαγωγή

Το νέο data.gov.gr φιλοξενεί τους επίσημους οδηγούς του σε περιβάλλον GitBook, με στόχο να παρέχει συνεκτική, ενημερωμένη και εύχρηστη τεκμηρίωση προς δημόσιους φορείς, επαγγελματίες και πολίτες.

Το παρόν εγχειρίδιο απευθύνεται σε διαχειριστές της πύλης δεδομένων που καλούνται να ανανεώνουν υπάρχοντες οδηγούς ή να δημιουργούν νέους, ακολουθώντας κοινές πρακτικές ποιότητας και ομοιομορφίας.

Σε ποιους απευθύνεται

• Διαχειριστές του χώρου GitBook του data.gov.gr

Τι περιλαμβάνει

• Ερμηνεία της δομής του χώρου (Spaces, σελίδες, πίνακας περιεχομένων)

• Πώς να δημιουργείς ή να επεξεργάζεσαι σελίδες

• Εισαγωγή εικόνων/αρχείων και προσθήκη συνδέσμων

Προαπαιτούμενα

• Ενεργός λογαριασμός/ρόλος στο GitBook space του data.gov.gr

Επισκόπηση περιεχομένων

1. Περιήγηση & δομή χώρου

2. Βασικά εργαλεία & διεπαφή GitBook

3. Διαχείριση site & δομή περιεχομένου

4. Δημοσίευση, ορατότητα & βασικά analytics

1. Περιήγηση στη Δομή του GitBook

Η καλή κατανόηση της δομής του GitBook είναι το πρώτο βήμα για να μπορεί ένας διαχειριστής να επεξεργάζεται ή να προσθέτει νέους οδηγούς με συνέπεια. Στο data.gov.gr, η οργάνωση ακολουθεί μια λογική ιεραρχίας που ξεκινά από τον χώρο (space) και φτάνει μέχρι τις επιμέρους σελίδες.

1.1 Χώρος (Space)

• Ο χώρος (space) είναι η βασική «ενότητα» του GitBook που περιέχει όλο το υλικό τεκμηρίωσης.

• Στο data.gov.gr υπάρχει ένας κεντρικός χώρος που φιλοξενεί τους οδηγούς.

• Μέσα στον χώρο βρίσκονται:

  • οι επιμέρους σελίδες

  • η συνολική δομή περιεχομένου.

1.2 Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents – TOC)

• Ο πίνακας περιεχομένων είναι η πλευρική στήλη (sidebar) που εμφανίζει όλη τη δομή του οδηγού.

• Εκεί φαίνεται η ιεραρχία:

  • Σελίδες: οι κύριες ενότητες που εμφανίζονται απευθείας στο sidebar.

  • Υποσελίδες: σελίδες που “κουμπώνουν” κάτω από μια γονική σελίδα.

• Ο TOC λειτουργεί ως:

  • βασικό εργαλείο πλοήγησης για τον χρήστη

  • σημείο διαχείρισης της δομής για τον διαχειριστή.

1.3 Σελίδες (Pages)

• Κάθε σελίδα αντιστοιχεί σε ένα επιμέρους κείμενο οδηγού.

• Οι σελίδες μπορούν να:

  • περιέχουν κείμενο σε Markdown

  • δημιουργούνται/επεξεργάζονται με τον οπτικό editor (WYSIWYG)

  • ενσωματώνουν εικόνες, συνδέσμους, πίνακες ή αρχεία.

2. Βασικά Εργαλεία & Διεπαφή GitBook

Για να μπορέσει ένας διαχειριστής να ανανεώσει ή να δημιουργήσει οδηγούς, χρειάζεται να γνωρίζει τα βασικά εργαλεία που προσφέρει το GitBook και πώς λειτουργεί η διεπαφή του.

2.1 Κύρια μέρη της διεπαφής

• Sidebar (TOC): δείχνει τη δομή των σελίδων και υποσελίδων. Από εκεί μπορείς να πλοηγηθείς ή να προσθέσεις νέο περιεχόμενο.

• Κεντρική επιφάνεια επεξεργασίας: εμφανίζει το περιεχόμενο της σελίδας που έχεις ανοίξει.

• Toolbar επεξεργασίας: βασικές επιλογές μορφοποίησης κειμένου (έντονα, πλάγια, τίτλοι, λίστες, σύνδεσμοι).

• Κουμπί “Edit”: ανοίγει τη σελίδα για επεξεργασία.

2.2 Τρόποι επεξεργασίας σελίδων

• Markdown

  • Χρήση απλών συμβόλων για επικεφαλίδες, λίστες, συνδέσμους κ.λπ.

  • Παράδειγμα: # Τίτλος, - Λίστα, [κείμενο](https://example.com/).

• Οπτικός editor (WYSIWYG)

  • Επεξεργασία σαν σε επεξεργαστή κειμένου (χωρίς γνώσεις Markdown).

  • Επιλογές για μορφοποίηση, εισαγωγή εικόνων/συνδέσμων.

2.3 Βασικές λειτουργίες επεξεργασίας

Οι βασικές λειτουργίες που σχετίζονται με το περιεχόμενο της σελίδας είναι:

• Σύνδεσμοι

  • Εισαγωγή εσωτερικών συνδέσμων (σε άλλη σελίδα του ίδιου space).

  • Εισαγωγή εξωτερικών συνδέσμων (URL).

• Εικόνες/αρχεία

  • Εισαγωγή με Upload.

  • Εισαγωγή με drag & drop απευθείας μέσα στη σελίδα.

2.4 Αποθήκευση αλλαγών (Merge)

• Αφού ολοκληρωθούν οι αλλαγές σε μια σελίδα, χρειάζεται να πατήσεις το κουμπί Merge για να οριστικοποιηθούν και να αποθηκευτούν.

• Μέχρι να γίνει το Merge, οι αλλαγές παραμένουν σε draft κατάσταση και δεν είναι ορατές στους χρήστες.

2.5 Ιστορικό αλλαγών & Rollback

• Στο πάνω δεξί μέρος υπάρχει το κουμπί ιστορικού (Version history).

• Εκεί φαίνεται αναλυτικά το ιστορικό όλων των αλλαγών που έχουν γίνει στο χώρο.

• Για κάθε αλλαγή υπάρχει η δυνατότητα:

  • να δεις ποιος την έκανε και πότε,

  • να κάνεις Rollback, δηλαδή να επιστρέψεις το περιεχόμενο σε μια προηγούμενη έκδοση.

• Αφού γίνει το rollback, χρειάζεται ξανά Merge για να εφαρμοστεί η επαναφορά.

2.6 Περισσότερες δυνατότητες

Το GitBook προσφέρει επιπλέον επιλογές για τον εμπλουτισμό των σελίδων με blocks (π.χ. callouts, πίνακες, embeds, code snippets). Αυτές δεν είναι απαραίτητες για τη βασική διαχείριση, αλλά μπορεί να φανούν χρήσιμες σε πιο σύνθετες περιπτώσεις.

➡️ Δες την επίσημη τεκμηρίωση: Creating content with blocks

3. Διαχείριση Site & Δομή Περιεχομένου

Η σωστή οργάνωση των σελίδων και ενοτήτων διασφαλίζει ότι οι οδηγοί του data.gov.gr παραμένουν ευανάγνωστοι και εύχρηστοι τόσο για τους χρήστες όσο και για τους διαχειριστές.

3.1 Διαχείριση σελίδων στον πίνακα περιεχομένων (TOC)

• Δημιουργία νέας σελίδας

  • Από το sidebar → επιλογή New page στο σημείο που θέλεις να την τοποθετήσεις.

  • Δώσε έναν περιγραφικό τίτλο (όχι γενικό π.χ. “Νέα σελίδα”).

• Μετακίνηση σελίδας

  • Drag & drop για αλλαγή θέσης στον πίνακα περιεχομένων.

  • Φρόντισε η σελίδα να βρίσκεται κάτω από τη σωστή ενότητα.

• Δημιουργία υποσελίδας

  • Drag & drop μιας σελίδας κάτω από άλλη σελίδα για να γίνει “child page”.

  • Χρήσιμο για να σπάσεις μεγάλα θέματα σε μικρότερα.

3.2 Οργάνωση σε ενότητες και υποενότητες

• Οι βασικές θεματικές κατηγορίες (π.χ. Νομικός Οδηγός, Διαχείριση Δεδομένων) λειτουργούν σαν “κεφάλαια”.

• Κάθε κεφάλαιο περιλαμβάνει υποσελίδες με πιο εξειδικευμένα θέματα.

• Η δομή πρέπει να παραμένει συνεπής, ώστε ο χρήστης να βρίσκει εύκολα το περιεχόμενο.

3.3 Καλές πρακτικές στη δομή

• Σαφής ονοματοδοσία: τίτλοι σελίδων σύντομοι και περιγραφικοί.

• Συνεπής ιεραρχία: από γενικά θέματα προς πιο εξειδικευμένα.

• Αποφυγή διπλοεγγραφών: αν ένα θέμα σχετίζεται με πολλά κεφάλαια, βάλε link αντί να το αντιγράψεις.

• Ενημέρωση TOC: κάθε νέα σελίδα πρέπει να εμφανίζεται στο σωστό σημείο.

3.4 Παράδειγμα από το data.gov.gr – Βασικές Ενότητες

Στο GitBook του data.gov.gr η δομή έχει οργανωθεί σε κεντρικές ενότητες. Κάθε νέα προσθήκη περιεχομένου πρέπει να εντάσσεται στη σωστή ενότητα, ώστε να διατηρείται η συνοχή και η ευκολία πλοήγησης.

Οι βασικές ενότητες είναι οι εξής:

• Συχνές Ερωτήσεις

Για σύντομες απαντήσεις σε ερωτήματα που τίθενται συχνά από τους χρήστες.

• Νομικός Οδηγός

Συγκεντρώνει θέματα που σχετίζονται με νομικό πλαίσιο, GDPR, άδειες χρήσης και γενικά ζητήματα κανονιστικής συμμόρφωσης.

• Εισαγωγικά

Παρουσιάζει βασικές έννοιες, λεξιλόγια και αναφορές σε διεθνείς πρωτοβουλίες (π.χ. DCAT-AP, data.europa.eu).

• Διαχείριση Δεδομένων

Περιλαμβάνει οδηγίες για τη δημιουργία και επεξεργασία οργανισμών, συνόλων δεδομένων, μεταδεδομένων και εργαλεία όπως κανονικοποίηση/ανωνυμοποίηση.

• Χρήση δεδομένων

Κατευθύνσεις για την αξιοποίηση των διαθέσιμων δεδομένων και παραδείγματα χρήσης.

• Dataspace

Παρουσιάζει το υποσύστημα που συνεργάζεται με τον κεντρικό κατάλογο δεδομένων. Δίνεται η δυνατότητα στους φορείς να περιγράψουν και σύνολα δεδομένων που δεν είναι δημόσια διαθέσιμα, ενώ οι πολίτες ή οι ερευνητές μπορούν να υποβάλουν και να παρακολουθούν αιτήσεις πρόσβασης μέσα από την κοινή πλατφόρμα.

• Τεχνικά εγχειρίδια

Συγκεντρώνει την τεκμηρίωση για τις τεχνικές υποδομές του data.gov.gr. Περιλαμβάνει οδηγίες για APIs, μεταδεδομένα, αυθεντικοποίηση, tokens και άλλα εργαλεία που υποστηρίζουν πιο προχωρημένους χρήστες και προγραμματιστές.

• Διαμεσολαβητές και Αλτρουιστές

Καλύπτει τις νέες έννοιες που εισήχθησαν με τον Data Governance Act. Εκεί βρίσκονται τα σχετικά μητρώα με οδηγίες χρήσης και διαχείρισης τόσο για αλτρουιστές όσο και για διαμεσολαβητές

4. Δημοσίευση, Ορατότητα & Docs Site

Μετά την ολοκλήρωση και αποθήκευση αλλαγών στο GitBook, το περιεχόμενο δημοσιεύεται και προβάλλεται μέσα από το Docs Site. Το Docs Site είναι η τελική διεπαφή που βλέπει ο χρήστης και μέσα από την οποία αποκτά πρόσβαση στους οδηγούς.

4.1 Δημοσίευση και αποθήκευση

• Οι αλλαγές παραμένουν σε draft έως ότου γίνει Merge.

• Με το Merge το περιεχόμενο εμφανίζεται στο Docs Site και είναι ορατό στους χρήστες.

• Πριν το Merge, είναι καλό να χρησιμοποιείται το Preview ώστε να φανεί πώς θα εμφανιστεί η σελίδα στο site.

4.2 Ρυθμίσεις Docs Site

Από τις ρυθμίσεις του Docs Site, ο διαχειριστής μπορεί ενδεικτικά να:

• ορίσει το όνομα του site (π.χ. Οδηγοί data.gov.gr),

• ενεργοποιήσει την επιλογή Allow users to toggle the light/dark/system mode. Από προεπιλογή, η εμφάνιση του site ακολουθεί τη ρύθμιση του συστήματος του χρήστη, αλλά με αυτή την επιλογή μπορεί να αλλάξει χειροκίνητα σε light ή dark mode.

4.3 Ορατότητα και Unpublish

• Ένα δημοσιευμένο site είναι διαθέσιμο σε όλους, εκτός αν οριστεί διαφορετικά.

• Υπάρχει η δυνατότητα Unpublish: το site αποσύρεται προσωρινά από το κοινό, αλλά μπορεί να επαναδημοσιευθεί με το ίδιο URL.

• Σε πιο ακραία περίπτωση υπάρχει και η επιλογή Delete site, η οποία όμως αφαιρεί οριστικά τον χώρο.

4.4 Analytics και Insights

Το GitBook παρέχει στοιχεία για την επισκεψιμότητα του Docs Site. Μέσα από το tab Insights μπορείς να δεις:

• Traffic: συνολικά γεγονότα (events) και μοναδικούς επισκέπτες (visitors).

• Χώρες: από ποιες χώρες προέρχονται οι επισκέψεις.

• Συσκευές: πρόσβαση από desktop ή mobile.

• Λειτουργικά συστήματα και browsers: στατιστικά χρήσης ανά πλατφόρμα.

Τα στοιχεία αυτά βοηθούν τον διαχειριστή να κατανοήσει την απήχηση του περιεχομένου και να βελτιώσει τη δομή ανάλογα με το κοινό που το επισκέπτεται.