Διαχείριση αιτήσεων (λίστα αιτήσεων, λεπτομέρειες αίτησης και επιλογή ενεργειών)

Οι διαχειριστές του μητρώου διαμεσολαβητών δεδομένων, μέσα από κατάλληλη διαχειριστική εφαρμογή, βλέπουν λίστα με τις αιτήσεις που έχουν Υποβληθεί (εγγραφής ή μεταβολής), βρίσκονται Υπό αξιολόγηση και έχουν εγκριθεί ή απορριφθεί.

Επιλέγουν μια αίτηση και εφόσον είναι εκκρεμής μπορούν να πραγματοποιήσουν τους σχετικούς ελέγχους χρησιμοποιώντας και κατάλληλο web service του ΚΕΔ (Αναζήτηση στοιχείων με βάση τον Α.Φ.Μ. του Φυσικού ή Μη Φυσικού Προσώπου – retrieveInfoByAFM (πλήρης)) το οποίο επιστρέφει τις σχετικές πληροφορίες από το μητρώο της ΑΑΔΕ (με βάση το καταχωρημένο ΑΦΜ του διαμεσολαβητή).

Στην συνέχεια είτε διεκπεραιώνουν με έγκριση μία αίτηση (ενημέρωση του μητρώου και απόδοση Αριθμού Μητρώου) είτε την απορρίπτουν.

Επίσης, οι διαχειριστές έχουν τη δυνατότητα να απενεργοποιήσουν μια εγγραφή του μητρώου π.χ. σε περίπτωση που δεν συντρέχουν πλέον οι προϋποθέσεις για ένταξη ενός διαμεσολαβητή δεδομένων στο μητρώο.

Παρακάτω περιγράφονται :

· Εμφάνιση στατιστικών και λίστας/πίνακα αιτήσεων

· Αξιολόγηση στοιχείων αίτησης: Ο διαχειριστής, επιλέγει μια αίτηση, την αναλαμβάνει, προβάλλει και αξιολογεί τα στοιχεία της.

· Οριστικοποίηση αίτησης: Ο διαχειριστής οριστικοποιεί την αξιολόγηση, εγκρίνοντας ή απορρίπτοντας την ένταξη της οργάνωσης στο Μητρώο, με παράλληλη ενημέρωση του αιτούντα

Ο διαχειριστής αρχικά βλέπει μια εικόνα με συνοπτικά στατιστικά στοιχεία των αιτήσεων:

· Σύνολο αιτήσεων

· Υποβληθείσες

· Προσχέδια

· Ολοκληρωμένες (σύνολο)

· Ολοκληρωμένες (εγκεκριμένες)

· Ολοκληρωμένες (απορριφθείσες)

Στην συνέχεια βλέπει αναλυτικό πίνακα με τις αιτήσεις με αντίστοιχα φίλτρα αναζήτησης.

Στον πίνακα εμφανίζονται δύο καρτέλες / tabs:

· Μία με όλες τις αιτήσεις

· Μία με τις αιτήσεις Υπό αξιολόγηση (στοιχεία αιτήσεων που έχουν ανατεθεί στον συγκεκριμένο διαχειριστή)

Διατίθενται τα παρακάτω φίλτρα αναζήτησης:

· Αρ. Πρωτοκόλλου

· ΑΦΜ αιτούντα και ΑΦΜ διαμεσολαβητή (έχει νόημα σε περίπτωση υποβολής από νόμιμο εκπρόσωπο)

· Κατάσταση αίτησης (ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΑ, ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ)

· Ένδειξη αξιολόγησης (Εγκρίθηκε, Απορρίφθηκε)

· Ένδειξη για Ενεργό / Ανενεργό Μητρώο

· Ένδειξη για το αν αφορά αρχική αίτηση ή αίτηση μεταβολής

Για κάθε αίτηση εμφανίζονται συνοπτικά στοιχεία:

· Αρ. Πρωτοκόλλου (υπάρχει σχετικός σύνδεσμος για μετάβαση στην αναλυτική καρτέλα της αίτησης)

· Ημερομηνία και Ώρα Υποβολής

· Τύπος Αίτησης (Ένταξης, Μεταβολής)

· ΑΦΜ αιτούντα

· Επωνυμία διαμεσολαβητή

· ΑΦΜ διαμεσολαητή (έχει νόημα σε περίπτωση υποβολής από νόμιμο εκπρόσωπο)

· Κατάσταση αίτησης (ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΑ, ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΗ)

· Ένδειξη αξιολόγησης (Σε διαδικασία αξιολόγησης, Εγκρίθηκε, Απορρίφθηκε)

· Ένδειξη για Ενεργό / Ανενεργό Μητρώο (και Αρ. μητρώου για τις ενεργές)

Επιλέγοντας το σύνδεσμο (Αρ. Πρωτοκόλλου) μεταβαίνουμε στην σελίδα με τα αναλυτικά στοιχεία της αίτησης.

Προβάλλονται τα στοιχεία της αίτησης με βάση ότι έχει καταχωρήσει ο αιτών καθώς και οι πληροφορίες που προκύπτουν από την διασύνδεση με το web service της ΑΑΔΕ για το ΑΦΜ που αφορά η αίτηση.

Επίσης, εμφανίζονται στοιχεία που αφορούν το status της αίτησης καθώς και τις κατάλληλες ενδείξεις (υπό αξιολόγηση, εγκεκριμένη, απορριφθείσα).

Εφόσον η αίτηση έχει υποβληθεί αλλά δεν έχει ανατεθεί σε κάποιο διαχειριστή εμφανίζεται κατάλληλο κουμπί (Ανάθεση σε εμένα). Πατώντας το κουμπί, η συγκεκριμένη αίτηση ανατίθεται στο συγκεκριμένο χρήστη για αξιολόγηση (και «κλειδώνει» για τους άλλους χρήστες).

Σε αιτήσεις που έχουν ανατεθεί στον συγκεκριμένο χρήστη εμφανίζεται το κουμπί Απελευθέρωση Ανάθεσης. Πατώντας το κουμπί, η συγκεκριμένη αίτηση απελευθερώνεται ώστε να υπάρχει η δυνατότητα να ανατεθεί σε κάποιον άλλο χρήστη, για αξιολόγηση.

Ανάλογα με το status της αίτησης παρέχονται συγκεκριμένες δυνατότητες / λειτουργικότητες (έγκριση / απόρριψη, απενεργοποίηση / ενεργοποίηση).

Ο διαχειριστής εισάγει λεπτομερή αιτιολόγηση για την απόφαση αξιολόγησης (υποχρεωτικά στην περίπτωση της απόρριψης της αίτησης).

Στην συνέχεια επιλέγει αν θα εγκρίνει ή όχι την αίτηση.

Τα στοιχεία της αξιολόγησης μπορούν να αποθηκευτούν προσωρινά (κουμπί Αποθήκευση).

Εφόσον ο χρήστης επιλέξει Οριστική Υποβολή Αξιολόγησης, η αξιολόγηση της αίτησης οριστικοποιείται.

Εφόσον η αίτηση εγκριθεί, τότε:

• Αλλάζει η κατάστασή της σε Ολοκληρωμένη με ένδειξη Εγκεκριμένη

• Δημιουργείται αυτόματα νέος αριθμό μητρώου (εφόσον η αίτηση δεν αφορά αίτηση μεταβολής)

• Καταγράφεται η ημερομηνία ολοκλήρωσης (έγκρισης) και ο χρήστης που την πραγματοποίησε

• Το σύστημα στέλνει email ειδοποίησης στον αιτούντα με:

o Επιβεβαίωση έγκρισης

o Αριθμό μητρώου

Εφόσον η αίτηση απορριφθεί, τότε:

• Η κατάστασή της αλλάζει σε Ολοκληρωμένη με ένδειξη Απορριφθείσα

• Καταγράφεται η ημερομηνία ολοκλήρωσης (απόρριψης) και ο χρήστης που την πραγματοποίησε

• Ελέγχεται αν έχουν συμπληρωθεί οι επισημάνσεις αιτιολόγησης της απόρριψης

• Το σύστημα στέλνει email ειδοποίησης στον αιτούντα με:

o Ειδοποίηση απόρριψης

Εφόσον η κατάσταση της αίτησης είναι Ολοκληρωμένη με ένδειξη Εγκρίθηκε (δηλαδή έχει αποδοθεί αριθμός Μητρώου) και η αίτηση έχει ένδειξη Μητρώο: Ενεργό (με παράλληλη εμφάνιση του Αριθμού Μητρώου (ΑΜ)), εμφανίζεται κουμπί Απενεργοποίηση, το οποίο έχει σαν αποτέλεσμα (εφόσον πατηθεί):

• Να απενεργοποιήσει τον αριθμό Μητρώου

• Καταγράφεται η ημερομηνία και ο χρήστης τελευταίας μεταβολής (απενεργοποίησης)

• Το σύστημα στέλνει email ειδοποίησης στον αιτούντα

Εφόσον η κατάσταση της αίτησης είναι Ολοκληρωμένη με ένδειξη Εγκρίθηκε (δηλαδή είχε αποδοθεί αριθμός Μητρώου) αλλά υπάρχει ένδειξη Μητρώο: Ανενεργό, τότε εμφανίζεται κουμπί Ενεργοποίηση, το οποίο έχει σαν αποτέλεσμα (εφόσον πατηθεί):

• Να ενεργοποιήσει τον αριθμό Μητρώου

• Καταγράφεται η ημερομηνία και ο χρήστης τελευταίας μεταβολής (ενεργοποίησης)

• Το σύστημα στέλνει email ειδοποίησης στον αιτούντα