Αίτηση για ένταξη στο μητρώο αλτρουισμού δεδομένων

Κάποια δυνητική οργάνωση αλτρουισμού δεδομένων επισκέπτεται το εθνικό μητρώο αλτρουιστών δεδομένων. Αφού αυθεντικοποιηθεί και επιβεβαιώσει τα στοιχεία της (όπως περιγράφεται στην ενότητα Είσοδος Χρήστη), συμπληρώνει τα αναλυτικά στοιχεία της σχετικής αίτησης και την υποβάλει προς την αρμόδια αρχή. Μετά τη υποβολή, η αίτηση πρωτοκολλείται και εμφανίζεται στη λίστα εκκρεμών αιτήσεων του διαχειριστή του εθνικού μητρώου αλτρουιστών δεδομένων.

Παρακάτω περιγράφονται :

· Δημιουργία - Επεξεργασία Αίτησης: Ο χρήστης δημιουργεί μια νέα αίτηση ή επεξεργάζεται μια αίτηση που έχει προσωρινά αποθηκεύσει, συμπληρώνοντας τα κατάλληλα πεδία.

· Προσωρινή Αποθήκευση: Ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει την αίτηση προσωρινά χωρίς να την οριστικοποιήσει, ώστε να συνεχίσει την επεξεργασία αργότερα.

· Οριστικοποίηση Αίτησης: Ο χρήστης οριστικοποιεί την αίτηση, υποβάλλοντας τα τελικά δεδομένα για έγκριση.

Υπάρχουν δύο περιπτώσεις υποβολής αιτήσεων:

Αίτηση από Νόμιμο Εκπρόσωπο επιχείρησης (για οργανώσεις που βρίσκονται εκτός ΕΕ)

Στην περίπτωση αυτή, η είσοδος στο σύστημα θα πρέπει γίνει από το Νόμιμο Εκπρόσωπο της επιχείρησης, χρησιμοποιώντας τα προσωπικά του στοιχεία στο taxisnet (φυσικό πρόσωπο).

Επίσης, θα πρέπει αρχικά να εισαχθεί και ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου που διατηρεί η επιχείρηση στη χώρα της. Σε κάθε περίπτωση γίνεται έλεγχος αν ο ΑΦΜ που έχει εισαχθεί, έχει ήδη σχετική αίτηση ή αν ο ΑΦΜ αντιστοιχεί σε ενεργή ελληνική επιχείρηση.

Στην πρώτη περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται ότι δεν μπορεί να προχωρήσει σε νέα αίτηση εγγραφής (δίνεται η δυνατότητα για αίτηση μεταβολής).

Στη δεύτερη περίπτωση ο χρήστης ενημερώνεται ότι η επιχείρηση θα πρέπει να κάνει η ίδια την αίτηση (αφού είναι ενεργή ελληνική επιχείρηση).

Επισημαίνουμε, ότι ένα φυσικό πρόσωπο μπορεί να δρα σαν Νόμιμος Εκπρόσωπος πολλών επιχειρήσεων, άρα να κάνει και να παρακολουθεί παραπάνω από μία αιτήσεις (μία για κάθε επιχείρηση).

Αίτηση από ελληνική επιχείρηση

Στην περίπτωση αυτή, η είσοδος στο σύστημα θα πρέπει γίνει από την ίδια την επιχείρηση, χρησιμοποιώντας τα στοιχεία της στο taxisnet (νομικό πρόσωπο).

Στην περίπτωση αυτή δεν χρειάζεται η εισαγωγή ΑΦΜ αφού αυτός προκύπτει από το taxisnet.

Γίνεται έλεγχος έχει γίνει ήδη αίτηση εγγραφής και στην περίπτωση αυτή ο χρήστης ενημερώνεται ότι δεν μπορεί να προχωρήσει σε νέα αίτηση εγγραφής (δίνεται η δυνατότητα για αίτηση μεταβολής).

Στοιχεία αίτησης

Ο χρήστης συμπληρώνει σε διαδοχικές οθόνες τα στοιχεία της αίτησης. Στην πρώτη οθόνη καλείται να συμπληρώσει τα παρακάτω στοιχεία:

• την επωνυμία της οντότητας (προσυμπληρώνεται όπου είναι δυνατόν από τα στοιχεία της ΑΑΔΕ με βάση το ΑΦΜ της επιχείρησης)

• το νομικό καθεστώς, τη μορφή της οντότητας, και, στην περίπτωση που η οντότητα είναι καταχωρισμένη σε δημόσιο εθνικό μητρώο, τον αριθμό μητρώου

• το καταστατικό της οντότητας, κατά περίπτωση

• τις πηγές εσόδων της οντότητας

• τη διεύθυνση της κύριας εγκατάστασης της οντότητας στην Ελλάδα ή αντίστοιχα του Νόμιμου Εκπροσώπου της και, κατά περίπτωση, οποιουδήποτε δευτερεύοντος υποκαταστήματος σε άλλο κράτος μέλος

• δημόσιο ιστότοπο όπου υπάρχουν ολοκληρωμένες και επικαιροποιημένες πληροφορίες σχετικά με την οντότητα και τις δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένων κατ' ελάχιστον των πληροφοριών που αναφέρονται στα πεδία της αίτησης

• τους στόχους γενικού συμφέροντος τους οποίους σκοπεύει να προωθεί κατά τη συλλογή δεδομένων

• τη φύση των δεδομένων που προτίθεται να ελέγχει ή να επεξεργάζεται η οντότητα και, στην περίπτωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ένδειξη των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

• το αν παρέχει υπηρεσίες και σε άλλες χώρες της ΕΕ

• οποιοδήποτε άλλο έγγραφο τεκμηρίωσης

Τα περισσότερα πεδία είναι απλά πεδία για καταχώρηση κειμένου. Ειδικές περιπτώσεις αποτελούν τα παρακάτω πεδία:

· Καταστατικό επιχείρησης: δίνεται η δυνατότητα επιλογής και επισύναψης αρχείου PDF (μέγιστο μέγεθος 15ΜΒ)

· Δευτερεύοντα υποκαταστήματα: δίνεται η δυνατότητα προσθήκης (ή αφαίρεσης) δευτερεύοντος υποκαταστήματος με το πάτημα των αντίστοιχων κουμπιών.

· Υπηρεσίες σε άλλες χώρες της ΕΕ: δίνεται η δυνατότητα επιλογής του σχετικού check box. Στην περίπτωση επιλογής (check) εμφανίζεται λίστα με χώρες της ΕΕ για επιλογή μίας ή παραπάνω χωρών)

· Σχετικά έγγραφα τεκμηρίωσης: δίνεται η δυνατότητα επιλογής και επισύναψης αρχείων PDF (μέγιστο μέγεθος 15ΜΒ)

Με το κουμπί Αποθήκευση δίνεται η δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης της αίτησης (κατάσταση αίτησης Προσχέδιο). Με το κουμπί Επόμενο Βήμα η αίτηση αποθηκεύεται (προσωρινά) και ο έλεγχος μεταβαίνει στην επόμενη οθόνη, στην οποία καταχωρούνται στοιχεία σχετικά με τους υπεύθυνους επικοινωνίας της οντότητας.

Καταχωρούνται (υποχρεωτικά) τα στοιχεία του κύριου υπεύθυνου επικοινωνίας (Όνομα, Επώνυμο, email) και (προαιρετικά) στοιχεία λοιπών υπεύθυνων επικοινωνίας (Όνομα, Επώνυμο, email για κάθε άλλο υπεύθυνο επικοινωνίας). Με τη χρήση των κουμπιών Προσθήκη και Αφαίρεση, δίνεται η δυνατότητα, αντίστοιχα, Προσθήκης νέου υπεύθυνου επικοινωνίας ή Αφαίρεσης κάποιου που έχει ήδη εισαχθεί.

Και σε αυτή την οθόνη, με το κουμπί Αποθήκευση δίνεται η δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης της αίτησης και με το κουμπί Επόμενο Βήμα η αίτηση αποθηκεύεται (προσωρινά) και ο έλεγχος μεταβαίνει στην επόμενη οθόνη, για έλεγχο και επιβεβαίωση των στοιχείων της αίτησης.

Πριν την αποθήκευση της αίτησης, γίνεται έλεγχος έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι έχουν συμπληρωθεί όλα τα υποχρεωτικά πεδία.

Οριστικοποίηση αίτησης

Ο χρήστης, αφού ελέγξει τα στοιχεία της αίτησής του, επιλέγει το παρακάτω:

και στην συνέχεια, ανάλογα, Ακύρωση ή Οριστική Υποβολή.

Μετά την οριστική υποβολή της αίτησης, η κατάστασή της αλλάζει από Προσχέδιο σε Υποβληθείσα και πλέον είναι στη διάθεση των διαχειριστών / αξιολογητών για έγκριση ή απόρριψη. Σε κάθε αίτηση που έχει υποβληθεί, καταγράφεται τόσο ο αριθμός ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου όσο και η ημερομηνία και ώρα της υποβολής.

Λίστα αιτήσεων

Ο χρήστης μπορεί να δει ανά πάσα στιγμή την κατάσταση της αίτησης, μέσω της λίστας των αιτήσεών του. Για κάθε αίτηση βλέπει τα παρακάτω συνοπτικά στοιχεία (για να δει αναλυτικά στοιχεία θα πρέπει να πατήσει το σχετικό σύνδεσμο με τον Αρ. Πρωτοκόλλου της αίτησης):

· Αρ. Πρωτοκόλλου

· Ημερομηνία και ώρα υποβολής

· Τύπο αίτησης (Ένταξης ή Μεταβολής)

· ΑΦΜ οργάνωσης

· Κατάσταση αίτησης (Προσχέδιο, Υποβληθείσα – Σε διαδικασία αξιολόγησης, Ολοκληρωμένη – Εγκρίθηκε, Ολοκληρωμένη – Απορρίφθηκε)

· Στοιχεία για το Μητρώο (Ενεργό/ Ανενεργό και Αρ. Μητρώου)

Επίσης, μπορεί να επιλέξει (σχετικός σύνδεσμος στο πεδίο Αρ. Πρωτοκόλλου) μια αίτηση που έχει αποθηκεύσει προσωρινά (κατάσταση αίτησης Προσχέδιο) και να συνεχίσει την συμπλήρωσή της.